Rapportvragen vul je in door naar de inspectie te gaan en vervolgens bij het onderdeel 'Rapporten' te kiezen voor wijzen. In de Rapporteditor kies je aan de rechterkant de vragenlijst die beantwoord moet gaan worden.

Om een rapport te kunnen samenstellen is veel informatie nodig. De informatie die al beschikbaar is in tjecco inspect zoals de adresgegevens van een gebouw of een lijst met assets, worden automatisch in het rapport opgenomen. Er is echter soms informatie nodig die 'asset' overstijgend is. Die informatie is dus bijvoorbeeld voor de gehele inspectie van toepassing en niet voor een specifiek onderdeel (asset). Een toezichthouder is daar een voorbeeld van. De rapportvragen zijn gekoppeld aan de inhoud van het rapport en voor je eigen rapporten worden die beheerd door jullie applicatiebeheerder.

Er zijn 3 manieren om rapportvragen te beantwoorden. Ze zijn bedoeld om het maken van rapportages zo eenvoudig mogelijk te maken maar ook om inspecties intern te kunnen overdragen naar collega's.

In de voorbereidingsfase heeft de backoffice de inspectie voorbereid en het inspectierapport toegevoegd aan de inspectie. De beschikbare gegevens kunnen dan het makkelijkst beantwoord worden door per vragenlijst de antwoorden in te vullen. Hierdoor ziet de inspecteur die antwoorden al in de digitale rapportage voordat er op locatie wordt geïnspecteerd. De ontbrekende gegevens hoeven nu alleen nog maar aangevuld te worden.

Wanneer je op de vragenlijst in de Rapporteditor klikt, krijg je een overzicht van alle vragen van die vragenlijst:

Een voorbeeld van gegeven antwoorden tref je hieronder aan.

In de uitwerkingsfase worden de resultaten van de inspectie uitgewerkt in je rapportage. Voor een deel gaat dat volledig automatisch doordat jou grafische inspectie resultaten met de tjecco BuildingBlocks automatisch in het rapport worden geplaatst. De rapportageteksten moeten in sommige gevallen nog aangepast worden en nog niet beantwoorde rapportvragen, beantwoord worden.

De antwoorden op rapportvragen kunnen rechtstreeks beantwoord worden in de teksteditor. In de teksteditor zie je de antwoorden namelijk content specifiek. Dan zie je in de tekst waar het antwoord betrekking op heeft. Ga hiervoor naar de Rapporteditor en klik op het hoofdstuk dat bewerkt moet worden.

De antwoorden die nog gegeven moeten worden zijn rood onderstreept en de gegevens die al ingevuld zijn maar wel gewijzigd kunnen worden zijn tjecco turquoise.

Klik vervolgens in de tekst om een paragraaf te wijzigen. En klik vervolgens in het menu van de paragraaf op het R icoon.

Door op het Rapportvragen icoon te klikken, zie je de vragen die horen bij deze content. We noemen dit ook wel content specifieke rapportvragen. Vul de antwoorden in en sla de gegevens op. Vergeet niet de wijzigingen in de paragraaf op te slaan met het groene vinkje.

Bij het controleren of uitwerken van een rapportage kan het zijn dat er een fout is gemaakt. Het is niet nodig om naar de vragenlijst te gaan om het antwoord in de vragenlijst te beantwoorden. Op de plek waar je de fout ziet klik je in de paragraaf en vervolgens op het antwoord.

Door op het antwoord te klikken, krijg je een popup waarin je 3 opties hebt. Verander, Verwijder, Antwoord. Kies voor 'Antwoord' (niet voor 'Verwijder' want dan verwijder je de vraag in zijn geheel uit deze rapportage) en je kunt dan het antwoord wijzigen.

Indien rapportvragen voor een bepaalde inspectie niet van toepassing zijn dan kan een bepaalde vragenset 'uitgezet' worden. Dat doe je door op het 'oogje' te klikken.

Elke vragenlijst heeft de mogelijkheid om aan te geven of een vragenlijst afgerond en daarmee compleet is. Het wordt gebruikt om de interne overdracht overzichtelijke en betrouwbaarder te maken. Indien het vinkje is gezet weet iedereen dat de vragenlijst compleet is, gecontroleerd is en dat niet verplichte vragen die niet ingevuld zijn, ook niet ingevuld hoeven te worden.

Op die manier kan iedereen zich concentreren op de antwoorden die nog gegeven moeten worden en wordt voorkomen dat vragenlijst meerdere keren gecheckt worden om er zeker van te zijn dat niet iets vergeten is. In de rapporteditor is dit per vragenlijst ook overzichtelijk weergegeven: