De volgende onderwerpen komen in dit artikel aan de orde:
Kan een inspectie worden voorbereid? Hoe voorkom je typewerk van de inspecteur?
Kun je tegelijk met meerdere inspecteurs aan een inspectie werken?
Hoe kan je in bulk beheerformulieren maken of moet ik 5x swipen?
Zijn alle kenmerken en risico vragen hetzelfde voor elk tappunt?
Zijn ruimtebenaming in 1x te wijzigen of moet dat per tappunt gebeuren?
Hoe houd ik als inspecteur het overzicht van welke ruimtes nog geïnspecteerd moeten worden?
Hoe zorg je ervoor dat onze risico analyses niet afhankelijk zijn van de inspecteur maar dat onze bedrijfsstandaard wordt gehanteerd?
Hoe kan ik snel inspecteren wanneer veel ruimtes hetzelfde zijn (appartementen, hotelkamers, ziekenhuiskamers)?
Is tjecco inspect ook een CRM systeem en zorgt dat systeem ervoor dat onze data eenduidig en zonder fouten is?
Kan ik als inspecteur zien hoe mijn rapport eruit komt te zien zonder dat ik het hoef te genereren? Heb ik een WYSIWYG editor net als WORD?
Hoe kan ik mij onderscheiden ten opzichte van mijn concullega's? Heb ik volledig controle over mijn bedrijfshuiststijl of is dat voor elk bedrijf hetzelfde?
Op welke manier is het mogelijk om tjecco naar eigen inzichten in te stellen? Kan ik extra onderhoudstaken aanmaken die specifiek zijn voor mijn bedrijf?
Hoe zorg ik ervoor dat de legionella beheertaken zo efficient mogelijk worden uitgevoerd zonder dat de risico analyse buiten de begroting komt?
Zijn warme opnames van technische gebreken noodzakelijk wanneer ik tjecco gebruik?
Voldoet tjecco inspect aan de nieuwste eisen van de ISSO55.1 waarin verplicht is dat de tappunten ingetekend zijn op een plattegrond?
1. In hoeverre kan de inspectie (tappunten, ruimtes, rapportage) worden voorbereid, voorafgaand aan de inspectie? Hoe voorkom je (foutgevoelig) typewerk van de inspecteur op locatie?
In tjecco inspect kan de inspectie worden voorbereid door de backoffice, zoals de werkvoorbereiding, op kantoor. De plattegrond, ruimtelijst kunnen van tevoren worden geüpload, zodat alles klaar staat voor de inspecteur. Er kan dus direct begonnen worden met de inspectie na aankomst op locatie. De rapportage kan ook grotendeels al worden voorbereid, omdat benodigde informatie al voorhanden is. Hiermee bespaar je kostbare tijd van de inspecteur op locatie. Handmatig typen van ruimtes is hiermee ook verleden tijd.
2. Op welke manier kunnen collega’s (inspecteurs, werkvoorbereiding, planning) tegelijk aan de inspectie werken? (bv. Groot gebouw of inspectie voorbereiden
Alle gebruikers die toegang hebben tot de tjecco inspect omgeving kunnen tegelijkertijd werken in een inspectie. Gegevens worden live bijgewerkt en automatisch opgeslagen. Dit is vergelijkbaar met het werken in online office programma’s.
3. Hoe kun je makkelijk (ont)koppelen van beheer per asset? Is dat in bulk te doen? Hoeveel kliks of swipes zijn er nodig om beheer te koppelen / temperaturen in te geven? Hoe overzichtelijk is dit voor de klant en/of inspecteur?
Beheer koppelen kan op diverse manieren. Dit kan per asset, maar dit kan ook in bulk. Door in bulk beheersmaatregelen te koppelen, kan je in één keer 100 assets voorzien van een beheersmaatregel. Dit scheelt een hoop tijd vergeleken met het koppelen van beheer per asset.
4. Hoe voorkom je fouten door asset specifieke vragen te beantwoorden c.q. bij alle assets dezelfde vragen?
Tjecco inspect werkt op basis van specifieke vragen per asset. Dat wil zeggen dat je bij een douche andere assetvragen (risicobeoordeling) hebt dan bij een keerklep. Hiermee wordt voorkomen dat onnodige vragen worden ingevuld of dat juist belangrijke informatie gemist wordt.
5. Hoe voorkom je inconsistentie van data bij het aanmaken van ruimtes en verdiepingen alsmede typefouten?
Door ruimtes en een plattegrond per verdieping klaar te zetten zorg je er in de voorbereiding al voor dat de inspecteur op locatie geen ruimtes meer hoeft te typen. Dit kan bij iedere inspectie, waardoor je één consistente, herkenbare werkwijze hanteert. Daarnaast werk je met ruimtenummers, waardoor het voor de klant ook herkenbaar is bij oplevering én in beheer.
6. Hoe houdt je als inspecteur het overzicht van ruimtes die je wel en niet hebt gedaan alsook welk deel van het rapport / vragenlijst gereed is?
Wanneer alle ruimtes op de plattegrond staan met bijbehorende assets, dan kan je in één oogopslag zien of je klaar bent. Daarnaast is het voor iemand op kantoor handig om te zien hoeveel ruimtes je nog moet, omdat live inzichtelijk is hoe ver de inspecteur er mee is.
7. Hoe zorg je ervoor dat er inspecties worden uitgevoerd conform de bedrijfsstandaard met eenduidige assets? Dus 1 soort asset en bijv. niet meerdere soorten douches
Met een vaste sets aan assets zorg je ervoor dat iedereen dezelfde assets plaatst. Daarnaast zijn de assets in tjecco inspect zo geconfigureerd dat je met één asset meerdere mogelijkheden hebt. Bijvoorbeeld: Kraan = asset & type = Koudwater, warmwater of mengwater
8. Hoe zorg je ervoor dat bij repeterende ruimtes (appartement) de ruimtenummering consistent blijft conform de ruimtenummering van de klant?
In tjecco inspect heb je de ruimtes en de ruimtenummers al klaar staan tijdens de inspectie. Bij het kopiëren van een bestaande ruimte, geef je aan naar welke ruimtes je wilt kopieren. Op deze manier zorg je ervoor dat de gekopieerde ruimtes overeenkomen met de ruimtenummers van de klant.
9. Hoe zorg je ervoor dat basisgegevens hergebruikt worden en niet per inspectie ingevoerd moeten worden. En hoe voorkom je dat die gegevens ongecontroleerd gewijzigd kunnen worden?
Standaard gegevens van een relatie en/of gebouw leg je centraal vast. Deze gegevens voer je dus een keer in en kan je in iedere inspectie weer opnieuw gebruiken. Hiermee is het ook zeker dat niet iedereen zomaar iets aanpast in de rapportage. Deze gegevens zijn al voorhanden en hier hoeft niet meer nagekeken te worden.
10. Hoe weet de inspecteur wat het resultaat is van zijn werk zonder dat hij het rapport hoeft te genereren?
Met de What You See Is What You Get (WYSIWYG) editor in tjecco inspect ziet de inspecteur direct wat het resultaat is en hoe het rapport eruit komt te zien. Past de inspecteur iets aan, dan is dat direct in de rapportage mogelijk. Hiermee is kopiëren en plakken in Word &Excel verleden tijd. Bekijk de video over het genereren van je rapport via de volgende link: https://vimeo.com/tjecco/rapportgenereren
11. Hoe zorg je ervoor dat je je huisstijl in eigen beheer bepaald? Welke invloed als bedrijf heb je op je huisstijl en welke ondersteuning / kosten zijn daarvoor nodig?
het huisstijl template bepaal je in je eigen profiel. Door een eigen huissitjl template up te loaden ben je zelf in control over de uitstraling van je rapportage. Verandert er iets in je huisstijl of wil je het rapport een andere uitstraling geven? Geen probleem. Dit pas je helemaal zelf aan! Bekijk onderstaande video’s voor het inrichten van de huisstijl:
12. Op welke wijze beheer je je bedrijfseigen prioriteitenlijst? De begroting? De templates voor gebreken registratie? Op welke manier zijn de taken in te stellen naar bedrijfseigen wensen en zijn eigen beheertaken extra aan te maken?
Als bedrijf heb je je eigen prioriteiten binnen je proces. Dat is logisch. Daarom kan je in tjecco inspect je eigen prioriteiten bepalen. Hiermee gebruik je je eigen termen en is het voor iedereen binnen de organisatie herkenbaar. Daarnaast is het mogelijk om begrotingen te genereren op basis van de gebreken die je registreert. Dit is vooral handig bij veelvoorkomende gebreken.
13. Op welke manier annoteer je foto’s voor betere herkenbaarheid in het beheer en correctieve werkzaamheden?
Na inspectie komt het periodieke beheer. Tijdens de inspectie heb je als inspecteur al gezien hoe de situatie is in de praktijk. Door een foto te maken van de asset met daarbij een pijltje of een andere annotatie, zorg je ervoor dat de exacte locatie duidelijk is. Stel er hangen 4 urinoirs op een rijtje. Door middel van een overzichtsfoto en een pijltje, weet iedereen direct om welke urinoir het gaat.
14. Hoe voorkom je warme opnames van de technische aanpassingen?
Warme opnames zijn in de regel niet nodig wanneer je tjecco inspect gebruikt. Stel de plattegrond met de technische gebreken beschikbaar en een gebrekenrapportage. Aan de hand van de foto's en de locatie op de plattegrond kan een installateur zonder op locatie te komen een uitstekende prijsopgaaf doen.
15. Voldoet tjecco aan de ISSO 55.1 eis om tappunten in te tekenen op de plattegrond
In paragraaf 4.5.2 van de ISSO 55.1 staat de verplichting om componenten (assets) in te tekenen op de gebouwtekening. Met grafisch inspecteren is dit een vanzelfsprekendheid en componenten worden automatisch ingetekend zonder dat daarvoor een tekenaar aan het werk moet.